Vad är en dagordning på extra stämma

En extra stämma är ett möte som föreningar eller grupper måste hålla när viktiga frågor uppstår mellan de ordinarie stämmorna. I coachingsammanhang kan det handla om att organisera coachinggrupper, diskutera nya coachingmetoder eller lösa akuta frågor som inte kan vänta. En tydlig dagordning extra stämma gör mötet mycket effektivare för alla som deltar. Utan en genomtänkt plan riskerar mötet att bli långt, rörigt och resultatlöst.

När du planerar en extra stämma sparar en bra dagordning tid och energi för alla inblandade. Folk vet vad mötet handlar om och kan förbereda sig ordentligt. Det skapar också större respekt för coachingprocessen och visar att ni tar frågornas allvarlighet på alvar (något som ofta glöms bort).

Vad ska en bra dagordning innehålla?

En effektiv dagordning börjar med att klart säga vad mötet handlar om. Skriv mötets syfte överst varför måste vi träffas just nu? Sedan listar du de konkreta ärendena som ska behandlas.

Strukturera punkterna logiskt. Börja med enkla administrativa saker, gå sedan till de svårare frågorna när alla är fokuserade. En mötesordering som fungerar i praktiken kan se ut så här:

• Öppning och tidsbegränsning
• Bakgrund till varför extra stämma kallas
• Huvudärendet eller huvudärendena
• Beslut och nästa steg
• Avslutning

Skicka dagordningen minst en vecka innan mötet. Det ger deltagarna tid att förbereda sig ordentligt och tänka igenom sina åsikter. En väl informerad grupp fattar helt enkelt bättre beslut tillsammans.

Hur förbereder man sig för extra stämman?

Innan mötet börjar bör du själv läsa igenom dagordningen flera gånger. Förbered dig på vilka frågor folk kan ställa. Det visar att du tar mötet seriöst.

Be deltagarna att läsa dagordningen innan de kommer. En enkel påminnelse två dagar innan kan öka frammötet. Folk som är förberedda bidrar mer värde till diskusionen.

Under mötet är det viktigt att hålla fokus. Ställ en timer för varje punkt. Om diskussionen svävar iväg påminner du gruppen om tidplanen. En stramare process respekterar folks tid och energi.

Dokumentera alla beslut som fattas. Skriv ner vem som gör vad och när det ska göras. Skicka en kort sammanfattning dagen efter mötet så att alla vet vad som bestämdes.

En välorganiserad process får folk att vilja delta nästa gång. De vet att deras tid används på ett klokt sätt. I coachinggrupper byggs förtroende genom klarhet och struktur. Det är enkelt men effektivt.